Les défis du processus des comptes fournisseurs : comment y remédier ?
La gestion des comptes fournisseurs est cruciale pour le bon fonctionnement d’une organisation, mais les méthodes manuelles entraînent souvent des coûts élevés, des erreurs et des risques de sécurité. Pour y remédier, l’automatisation avec des robots logiciels permet de réduire les coûts, rationaliser le processus et améliorer l’efficacité.
Sommaire
1 - Les défis associés au processus manuel des comptes fournisseurs.
Le traitement manuel des comptes fournisseurs peut être laborieux et sujet à des erreurs. Ci-dessous sont présentés les défis auxquels on peut faire face lors du traitement manuel des comptes fournisseurs :
- Les risques d’erreurs de saisie
- Les risques de paiements en double
- Les retards de paiements
- Les défis de visibilité
- Les contrôles paiements
2 - Quelles sont les raisons pour lesquelles utiliser la RPA dans le processus des comptes fournisseurs ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la RPA reste une solution incontournable pour optimiser la gestion des factures et automatiser le processus des comptes fournisseurs.
2.1 - La gestion efficace des factures : une priorité pour les responsables financiers
Les responsables financiers d’une organisation priorisent la gestion intelligente des factures. Pour les traiter, les comptes fournisseurs ont besoin de fournisseurs tiers pour extraire les informations. L’intégration efficace, la collaboration optimale avec les employés et la technologie sont essentielles en raison des nombreuses parties prenantes impliquées dans le processus des comptes fournisseurs.
2.2 - Automatiser le processus des comptes fournisseurs grâce à la RPA
Les responsables financiers considèrent la RPA comme la solution idéale pour automatiser et rationaliser le processus des comptes fournisseurs en raison de sa flexibilité, de sa facilité d’utilisation et de son intégration élevée dans le flux de travail, bien qu’il existe plusieurs technologies sur le marché pour atteindre cet objectif.
2.3 - Les avantages de la RPA dans les services financiers pour la gestion des recouvrements
Les services financiers peuvent automatiser les processus basés sur des règles, y compris la gestion des recouvrements, grâce à l’automatisation. La RPA permet une résolution plus rapide, un faible taux d’erreurs et un accès facile aux informations nécessaires pour les comptes fournisseurs en utilisant des robots pour les tâches répétitives.
3 - Comment se déroule l'automatisation du processus des comptes fournisseurs ?
L’automatisation au sein des services financiers est un facteur stratégique pour améliorer l’efficacité des processus et permettre à l’équipe financière de se concentrer sur les tâches qui nécessitent leur attention. L’utilisation de la RPA dans le processus des comptes fournisseurs peut aider l’équipe financière à se débarrasser des tâches répétitives et permettre une meilleure expérience de travail.
Voici comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs :
3.1 - Extraction des factures
Les factures sont reçues de différentes voies, y compris e-mail, portail, PDF, texte, et doivent être intégré dans les différents systèmes.
3. 2 - Approbation des factures
La gestion de l’approbation des factures et du processus de rapprochement des bons de commande nécessite des efforts manuels auprès de plusieurs personnes dans tous les départements.
Heureusement, la RPA peut améliorer cette gestion en permettant aux robots d’extraire et de traiter les données de manière autonome, ainsi que d’envoyer des rappels sur les délais d’approbation des factures sans intervention manuelle.
3.3 - Saisie et rapprochement
La codification précise des données de facturation dans le système comptable est une étape difficile dans le processus des comptes fournisseurs. Le volume élevé de données rend difficile l’alimentation sans erreur dans le système comptable avec moins de ressources.
Heureusement, la RPA peut aider en permettant aux robots d’ajouter des données de manière autonome dès que les factures sont approuvées, en simplifiant ainsi le processus de saisie des données.
3.4 - Exécution du paiement
Après la saisie des données dans le système comptable, l’exécution des paiements dans le processus des comptes fournisseurs est une autre étape qui nécessite la concentration et l’attention des collaborateurs. Cependant, en mettant en œuvre la RPA à cette étape, l’équipe financière peut planifier automatiquement les paiements et les envoyer à la date ou à l’échéance indiquée, ce qui élimine le risque de fraude et réduit les coûts associés à chaque paiement.
Conclusion
La RPA offre de nombreux avantages dans les services financiers et autres secteurs, et peut être utilisée pour automatiser le processus des comptes fournisseurs afin d‘améliorer la précision des données. L’intégration de la RPA dans les processus de comptabilité fournisseurs permet aux organisations de bénéficier d’un assistant qui peut gérer les tâches répétitives de manière efficace et sans risque d’erreur. En automatisant entièrement le processus de comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent également maintenir la conformité des données et améliorer les relations avec les clients.
