Robots logiciels : une utilisation insoupçonnée pour votre comptabilité

1 – Que peut faire un robot logiciel pour votre comptabilité ?

Le robot n’est pas une application comptable. C’est un système qui permet de compléter les logiciels du marché pour des tâches dont la gestion demeure souvent manuelle.

1.1 – Définition de l’automatisation par des robots logiciels (RPA)

L’automatisation constitue une technologie accessible à de nombreux métiers comme les professions de la comptabilité. La RPA signifie robotic process automation ou robotisation des process automatisés en français. Vous utilisez alors des robots logiciels programmés afin d’effectuer exactement les mêmes tâches que l’humain sur une ou plusieurs applications de l’entreprise. Ce type d’outil se développe et permet de soulager les professions comptables pour les travaux répétitifs sans valeur ajoutée.

1.2 – Robot logiciel pour la comptabilité : champ d’intervention en cabinet ou en entreprise

Pour le métier de la comptabilité, le robot logiciel sait bien sûr collecter les documents comptables comme les factures des clients ou des fournisseurs. C’est la première pierre. Ensuite, l’automate permet de comptabiliser automatiquement les écritures comptables avec une technique supérieure aux outils du type OCR. Un robot logiciel pour comptabilité vous accompagne également pour la gestion de la plaquette des comptes et de la déclaration fiscale de l’entreprise ou des clients du cabinet. Enfin, et c’est l’objet de cet article, le robot sait réaliser de nombreuses opérations insoupçonnées et périphériques pour le service comptabilité.

1.3 – Quels sont les avantages immédiats d’un robot logiciel pour la comptabilité ?

Dans tous les cas, adopter un robot logiciel pour comptabilité apporte un confort instantané aux collaborateurs de l’entreprise ou du cabinet. Gain de temps, efficacité et qualité sont au rendez-vous.

1.3.1 – Robot logiciel et comptabilité : gain de temps et d’argent avec de nouvelles missions

L’automatisation permet de travailler plus vite et toute la semaine, 24 heures sur 24. Pendant la clôture en entreprise ou la période fiscale en cabinet, les gains de temps ne sont pas à négliger. La RPA aide à débloquer des goulots d’étranglement et à limiter la fatigue générée par les tâches répétitives et chronophages. En économisant du temps, vous traitez plus de données et vous gagnez de l’argent. Expert-comptable, vous pouvez alors bâtir une offre nouvelle de services pour vos clients afin de mieux les accompagner dans la gestion de leur société. DAF en entreprise, vous avez alors la faculté de proposer des missions à plus forte valeur ajoutée aux collaborateurs. L’analyse de l’activité, le suivi de gestion ou le conseil prennent le pas.

1.3.2 – L’automatisation : une fiabilité accrue pour les traitements périphériques à la saisie comptable

Notez aussi qu’un robot logiciel pour comptabilité n’effectue jamais d’erreur. C’est une machine. Les anomalies proviennent de soucis de paramétrage, mais pas de l’automate. Il ne passe pas d’écriture à l’envers et ne confond pas une facture avec un avoir. Vous gagnez en efficacité et en qualité de travail. Vous obtenez aussi un résultat uniformisé selon les standards et normes qualité définis dans votre organisation.

2 – Quelles tâches périphériques confier à un robot logiciel pour comptabilité ?

Les outils classiques de dématérialisation vous apportent certains automatismes, mais ne vont pas aussi loin qu’un robot logiciel pour comptabilité. Factory 456, expert en automatisation pour entreprises et cabinets comptables, vous explique les autres fonctionnalités méconnues de la RPA pour la gestion comptable.

2.1 – Des tâches récurrentes à robotiser : rapprochement bancaire et relances

Parmi les missions récurrentes d’un service comptable, certaines exigent du temps de préparation et de traitement des données. C’est le cas du rapprochement bancaire. Ajoutez à votre processus des robots logiciels et vous obtenez un état déjà bien avancé. Il reste à réaliser l’analyse et la recherche pour les lignes inexpliquées par la machine. Le suivi des encours clients constitue un travail régulier et chronophage. En plus de l’automatisation des lettrages et de l’édition des balances âgées mensuelles, l’automate sait créer les courriers ou mails de relance selon les critères et la périodicité définis. Il peut par exemple générer un fichier au format PDF de l’encours clients échu et le joindre à la relance.

2.2 – Le robot logiciel, une aide à la préparation du dossier de révision comptable

Avant d’analyser les comptes dans le dossier de révision, de nombreux contrôles ainsi que la préparation de fichiers ou d’états s’imposent. C’est le chef comptable de l’entreprise ainsi que les collaborateurs de l’expert-comptable en cabinet qui s’en chargent. Voici des exemples de tâches dont la gestion s’automatise pour la révision des comptes :

• générer les balances ou le grand livre et l’exporter sur tableur ;
• établir les feuilles maîtresses comparées à N-1 par cycle comptable ;
• produire des extraits de compte ;
• rechercher les justificatifs extra-comptables et les classer dans le dossier de révision.

Confiez-les à un robot logiciel pour comptabilité, vous gagnerez un temps précieux pour votre arrêté comptable mensuel ou à la clôture du bilan.

2.3 – L’automatisation comptable pour générer ou éditer les documents et livres comptables

Parmi les fonctionnalités périphériques à la production comptable, ne négligez pas le temps pour éditer, extraire, enregistrer, archiver et diffuser divers documents. C’est une part non négligeable du travail des services comptables. Pourquoi ne pas les confier alors à un robot logiciel pour comptabilité ? Cet automate correctement paramétré sait par exemple extraire le FEC, la balance générale, les journaux comptables ou le grand livre. Il peut aussi importer la balance dans l’application d’établissement de la liasse fiscale. Ces fonctions périphériques à la collecte et à la saisie automatique des factures font partie du quotidien des équipes comptables. Contactez Factory 456, le spécialiste en robot logiciel pour la comptabilité. Nos experts se feront un plaisir d’analyser avec vous comment cette technologie peut contribuer à améliorer votre organisation.