Comment gérer la reconnaissance automatique des factures ?

1 – Reconnaissance automatique des factures : définition

La tenue manuelle de la comptabilité comporte des tâches chronophages et sources d’erreurs. Avec les nouvelles technologies d’automatisation, le traitement comptable des factures évolue au-delà de la phase de collecte robotisée. Voici ce que recouvre ce processus aux multiples atouts pour vos entreprises ou cabinets.

1.1 – Périmètre couvert par la reconnaissance automatique des factures

Ce processus comporte plusieurs étapes techniques, quelle que soit la méthode utilisée, reconnaissance optique des caractères (OCR) ou robots logiciels comme ceux de Factory 456. Traiter mécaniquement une facture consiste après sa collecte numérique à savoir lire correctement le document puis à l’intégrer dans la comptabilité sans saisie manuelle.

1.2 – Les avantages d’un traitement comptable automatisé des factures

La saisie des factures fournisseurs représente parfois jusqu’à 30 % du temps de travail pour un service comptable. Pour les cabinets, il en va de même si vous pensez à la difficulté de recevoir les documents sous la forme papier de façon régulière et fluide. Avec la reconnaissance automatique des factures, après la phase de collecte robotisée, les comptables gagnent en efficacité et en fiabilité. Ainsi, la machine correctement paramétrée ne se trompe pas entre un avoir et une facture. Elle n’inverse pas non plus le HT et la TVA.

Grâce au temps économisé, les métiers évoluent et voient s’accroître leur valeur ajoutée. Le comptable fournisseur en entreprise développe l’analyse des comptes et se charge de contrôler le bon fonctionnement des processus. Il peut enfin participer à des projets transverses de la société. Quant au collaborateur du cabinet d’expertise comptable, il travaille au fil de l’eau, réduit la durée de la période fiscale et accompagne mieux ses clients au quotidien.

2 – Quelles sont les solutions traditionnelles OCR pour la saisie des factures en automatique ?

Le marché regorge aujourd’hui d’applications du type OCR afin de gérer le traitement automatique des factures en comptabilité. Regardons comment fonctionne ce type d’outil et qui sont les principaux acteurs du marché.

2.1 – Définition et fonctionnement du principe d’OCR

OCR signifie en français « reconnaissance optique des caractères » ou en anglais « Optical Character Recognition ». Au-delà de la numérisation de la facture papier (étape de collecte avec un scanner), cette technologie récupère les informations nécessaires à la comptabilité.

2.1.1 – La reconnaissance ou OCR pour convertir l’image en texte

Par la lecture d’un document au format papier ou électronique, il s’agit d’effectuer la reconnaissance des caractères. L’OCR procède à une analyse de l’image, de ses lignes et caractères de texte.

2.1.2 – Extraction de champs

L’application extrait alors les éléments indispensables pour la comptabilisation automatique de la pièce comme :

• le nom du client ou du fournisseur ;
• la date de la facture ;
• le numéro de la commande le cas échéant ;
• le numéro de la facture ;
• les différents montants hors taxe, TVA et toutes taxes comprises ;
• etc.

2.1.3 – Validation de la reconnaissance des factures et intégration en comptabilité

Le correct transfert automatique en comptabilité de la facture dépend des seuils de taux de reconnaissance des éléments précédents. Selon ces taux, une validation du document est nécessaire afin de contrôler des éléments reconnus.

2.2 – Les applications du type OCR pour l’automatisation de la saisie des factures

Vous recherchez une solution du type OCR pour la reconnaissance automatique des factures ? Vous avez l’embarras du choix, tant en cabinet d’expertise comptable qu’en entreprise. La plupart de ces applications informatiques prennent en charge toute la chaîne des factures fournisseurs. Capture, reconnaissance, extraction de champs et validation pour l’intégration en comptabilité, elles se chargent de tout.

Citons entre autres les acteurs suivants :

• Yooz, une automatisation qui va de la demande d’achat à l’interface de la facture en comptabilité ;
• Abbyy FlexiCapture for invoices, une solution adaptée notamment à l’industrie ;
• Cegid Démat’Factures, une dématérialisation complète de la facturation connectée nativement avec l’application Cegid XRP Sprint ;
• Sage eFacture, une solution qui intègre le rapprochement de la facture avec le bon de livraison jusqu’à son intégration en comptabilité.

3 – Comment s’effectue le traitement comptable des factures avec un robot logiciel ?

À côté des outils classiques du type OCR, les robots logiciels permettent d’atteindre d’excellents résultats grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning. Faisons le point sur cette technologie que vous propose Factory 456.

3.1 – Le machine learning au service de la reconnaissance automatique des factures

La gestion et la saisie des factures numériques ou scannées sans intervention humaine, c’est bien du ressort des robots logiciels. Ils vont même plus loin que le traitement OCR. En effet, ils s’appuient sur la technologie du Machine Learning qui fait partie de l’intelligence artificielle.

Grâce à des algorithmes, les robots analysent ainsi la récurrence des données afin de traiter les factures et de les comptabiliser correctement. Plus ils exploitent de documents, plus le résultat s’avère pertinent du fait de la croissance de la base d’informations. Ce principe permet d’automatiser les écritures et schémas comptables pour chaque facture fournisseur.

3.2 – La solution RPA proposée par Factory 456 pour les métiers de la comptabilité

Factory 456, spécialiste de l’automatisation des processus, apporte des solutions rapides et simples à mettre en œuvre pour les métiers du chiffre. En effet, nos robots logiciels se connectent à n’importe quelle application et savent collecter les factures tout comme les saisir dans la comptabilité. Nous utilisons les meilleures technologies du marché. Nous disposons notamment d’un partenariat avec UiPath, leader mondial de l’automatisation par un robot logiciel (RPA ou Robotic Process Automation).

Ainsi, l’outil d’UiPath, Document Understanding, associé à Mindee, apporte de la performance dans le traitement automatique des factures. Avec un taux de reconnaissance élevé et un prix à la page très compétitif, c’est la solution pour soulager vos équipes comptables et vos collaborateurs.

La reconnaissance automatique des factures concerne autant les services comptabilité dans les entreprises que les cabinets d’expertise comptable. Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation de la technologie que propose Factory 456 ? 
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