En quoi les robots logiciels (RPA) améliorent-t-ils le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs ?
Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs est crucial pour donner une bonne première impression de l’organisation. Pour cela, les organisations peuvent adopter une approche efficace pour rationaliser le processus. Dans les organisations informatiques, l’intégration des collaborateurs est souvent associée à beaucoup de travail administratif et de stress inutile. Simplifier ce processus permet de garantir une expérience agréable pour les nouvelles recrues.
Table des matières
1 - Comment fonctionne le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs et quels sont les obstacles à surmonter ?
Pour commencer, l’intégration de nouveaux collaborateurs est une étape cruciale pour leur réussite et celle de l’entreprise. Cependant, cette phase peut être complexe et comporter plusieurs défis.
1.1 - Les étapes clés pour réussir le processus d'intégration des collaborateurs
Transformer les collaborateurs potentiels en collaborateurs performants est essentiel pour réussir le processus d’intégration. Ce processus commence dès l’offre d’emploi et se poursuit jusqu’à ce que le collaborateur soit pleinement opérationnel. Il inclut des activités telles que le programme d’orientation, la formation, les mesures de performance et la rétroaction.
1.2 - Les défis de la mise en œuvre d'un processus d'intégration efficace des collaborateurs
La mise en œuvre de ces activités nécessite beaucoup de travail manuel et de temps, ce qui peut poser des défis pour les agents du centre de services informatiques. Ils doivent accéder aux données collectées auprès des nouvelles recrues, les vérifier, les mettre à jour dans le système et activer l’accès pour les nouvelles recrues. Selon un rapport, seulement environ 12% des collaborateurs sont satisfaits de l’expérience d’intégration offerte par leur entreprise.
Pour surmonter ces défis, il est nécessaire de disposer d’une solution technologique capable de prendre en charge les tâches répétitives et de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur un travail de qualité et la prise de décision.
2 - Comment les robots logiciels et l'IA peuvent-ils améliorer l'intégration des collaborateurs dans le domaine informatique ?
L’intégration des collaborateurs dans le domaine informatique peut être complexe et fastidieuse. Toutefois, l’utilisation de robots logiciels (RPA) et d’intelligence artificielle (IA) permet désormais d‘automatiser certaines tâches administratives et de prise de décision pour faciliter cette étape cruciale.
2.1 - L'automatisation du processus d'intégration des collaborateurs avec un robot logiciel (RPA)
Plutôt que de laisser le service d’assistance informatique gérer manuellement le processus d’intégration des collaborateurs, l’utilisation d’un robot logiciel peut automatiser les tâches répétitives. Ce qui peut aller de la sélection des nouveaux collaborateurs à la fourniture d’un accès aux outils de l’entreprise, permettant ainsi de libérer du temps pour le service d’assistance.
2.2 - Les avantages de l'automatisation des processus décisionnels dans les organisations informatiques
Grâce à l’utilisation de technologies telles que l’apprentissage automatique, l’OCR et le NLP, ainsi que les robots logiciels, les organisations informatiques peuvent automatiser les processus qui nécessitent une prise de décision. En intégrant robot logiciel dans le processus d’intégration des collaborateurs, les entreprises peuvent :
- Développer un bot de gestion de courrier électronique pour envoyer et partager des lettres électroniques avec les collaborateurs.
- Concevoir et mettre en place un portail libre-service pour permettre aux collaborateurs d’accéder aux données et aux outils dont ils ont besoin.
- Utiliser l’OCR et le traitement intelligent des données pour examiner et vérifier les données.
- Mettre en place un système centralisé pour faciliter l’accès aux données.
- Offrir une assistance aux agents IA pour aider les agents du centre de services.
- Créer un bot d’assistance pour la gestion des tickets de service et la résolution des requêtes.
- Automatiser les processus interfonctionnels pour faciliter la coordination entre les RH, les finances, l’administration et l’informatique.
3 - En quoi les robots logiciels et l'IA peuvent-ils bénéficier aux entreprises dans le domaine de l'informatique ?
L’automatisation de l’intégration des collaborateurs offre des avantages aux RH, aux finances et au service client, en libérant du temps, en réduisant les coûts, en accélérant le processus d’intégration, en améliorant la satisfaction des collaborateurs et en facilitant la coordination entre les départements.
3.1 - Finances et compte
Les départements de comptabilité et de finances dans une entreprise informatique aident les nouveaux collaborateurs à s’inscrire aux avantages sociaux, aux programmes de retraite et aux actions. Cependant, la gestion complexe de données provenant de sources et systèmes multiples est nécessaire pour permettre l’accès à ces avantages. La manipulation manuelle de ces données, leur vérification et l’initialisation des allocations sont chronophages et sujettes à des erreurs. Pour résoudre ce problème, les départements comptables et financiers peuvent utiliser des robots logiciels pour :
- Un accès aux informations des collaborateurs et la soumission des paiements automatisés.
- Une activation de l’inscription et de la configuration de compte automatisées.
- Une offre d’un système automatisé de feuille de temps et de gestion du temps.
- Un suivi des inefficacités dans les données et la création de programmes de jumelage pour les collaborateurs.
3.2 - Équipe informatique
Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise, il est nécessaire de lui donner accès aux outils et aux données de manière itérative. Les équipes informatiques du back-office peuvent utiliser les robots logiciels pour suivre les besoins d’allocation des collaborateurs. Par exemple, au lieu que les équipes informatiques gèrent manuellement l’achat d’ordinateurs, de cartes d’identité, d’accès VPN et de WiFi, les robots logiciels peuvent facilement automatiser le processus itératif en créant un flux de travail automatisé qui permet :
- La création de listes de contrôle et de listes de tâches.
- La fixation de délais pour les tâches.
- L’envoi de notifications et de messages contenant des ressources supplémentaires.
- La collecte de métriques et le suivi des progrès en temps réel.
- L’identification des changements de processus et la documentation de la dépréciation.
3.3 - Départements des ressources humaines
Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise, l’équipe RH est principalement responsable de vérifier les données, d’ajouter des informations au système, de suivre les performances et de contacter plusieurs départements pour effectuer des évaluations. Cependant, la réalisation manuelle de ces tâches prend beaucoup de temps et est un processus itératif. En utilisant des robots logiciels dans le processus d’intégration des collaborateurs, l’équipe RH peut :
- Identifier des zones de frustration et offrir de l’aide.
- Identifier des axes d’amélioration.
- Suivre l’ouverture et la consommation des documents.
- Créer un parcours d’apprentissage personnalisé.
- Alerter les collaborateurs des risques de vol potentiels.
- Augmenter des chances de rétention.
4 - Quelles sont les raisons d'utiliser les robots logiciels pour l'intégration des employés ?
L’intégration des collaborateurs nécessite un travail important de l’équipe RH, depuis l’arrivée des nouvelles recrues jusqu’au partage d’accès aux données pour leur expérience en milieu de travail. L’utilisation d’un robot logiciel peut améliorer le processus d’intégration et offrir une excellente expérience aux collaborateurs. Lorsque les tâches répétitives et ennuyeuses sont déléguées aux robots logiciels, le personnel des RH peut se concentrer sur des tâches plus significatives. Les technologies d’automatisation telles que les robots logiciels et l’IA sont essentielles pour améliorer l’expérience des collaborateurs et des clients en rationalisant et en optimisant le processus d’intégration.
Selon le rapport 2020 du Forum Économique Mondial sur l’avenir de l’emploi :
– 85 millions d’emplois pourraient être transférés des humains vers des machines d’ici 2025,
– 97 millions de nouveaux emplois pourraient émerger.
Ce sont les «emplois du futur» et de belles opportunités pour les professionnels en début de carrière.
Lire le rapport