Les formalités juridiques, un travail de précision que le cabinet ne peut plus absorber seul
Approbation des comptes, dépôt au greffe, mise à jour des registres, relances des mandats : chaque dossier réclame les mêmes gestes, aux mêmes dates, avec les mêmes contrôles. Voici, en dix questions, comment les agents IA de RunBot, la plateforme agentique de Factory 456, prennent en charge les formalités juridiques du cabinet.
Dans un cabinet d’expertise comptable, le pôle juridique concentre une part disproportionnée de tâches répétitives : préparer des procès-verbaux, collecter des signatures, surveiller des échéances, déposer des comptes, ressaisir les mêmes informations sur Infogreffe, à l’INPI et dans le logiciel juridique. Ce sont précisément ces gestes que Facto, votre agent de production, exécute dossier par dossier, sur tout le portefeuille, pendant que la plateforme supervise chaque exécution. Les chiffres cités plus bas sont des estimations, données à titre d’exemple.
Vos questions sur les formalités juridiques avec des agents IA
Approbation des comptes : que fait concrètement Facto ?
Dès que la clôture est validée dans votre outil de production comptable (Cegid, ACD, Quadratus, Pennylane…), Facto récupère les comptes annuels et le rapport de gestion, puis prépare le dossier d’approbation dans votre logiciel juridique (Lefebvre Dalloz, LegalPlace, Polyacte…) : convocation, procès-verbal d’assemblée, affectation du résultat, feuille de présence. Il renseigne chaque acte à partir des données du dossier (dirigeants, associés, capital, dates) et le dépose en attente de relecture.
Une fois le procès-verbal validé, il déclenche le circuit de signature. La plateforme trace chaque étape : journal, captures d’écran et vidéo rejouable.
Le dépôt des comptes au greffe peut-il être confié à un agent IA ?
Oui. Après l’assemblée, Facto constitue le dossier de dépôt (comptes annuels, procès-verbal, éventuelle demande de confidentialité) et le transmet sur Infogreffe ou via le guichet unique, dossier par dossier. Il récupère l’accusé de dépôt et le classe dans la GED du cabinet (SharePoint, Zeendoc, Welyb…).
Si le greffe rejette une pièce, la plateforme diagnostique la cause, reprend la formalité lorsque l’incident est technique, et ne sollicite vos équipes que sur les cas hors norme : un rejet motivé par une question de fond, par exemple.
Actes et signature électronique : comment cela se passe-t-il ?
Facto envoie les actes préparés dans votre plateforme de signature (Jesignexpert, ou le module de signature de votre logiciel juridique), avec l’ordre des signataires et les rappels programmés. Il suit l’avancement, relance les signataires en retard et récupère l’acte signé accompagné de son dossier de preuve.
Vous conservez la main sur le contenu : l’agent prépare, collecte et archive ; c’est le dirigeant ou l’associé qui signe.
INPI, Infogreffe, Sirene : comment la plateforme interroge-t-elle les données légales ?
Avant chaque formalité, Facto vérifie les informations du dossier auprès des sources légales : extrait Kbis et état d’endettement sur Infogreffe, données du guichet unique de l’INPI, base Sirene, Pappers pour une lecture rapide. Il compare ce qu’il trouve aux données du cabinet et signale les écarts : un dirigeant non mis à jour, une adresse de siège différente, un capital modifié sans que le logiciel juridique ait suivi.
Ces contrôles évitent de déposer une formalité sur des bases erronées.
Registres des décisions, des titres, des bénéficiaires effectifs : sont-ils tenus à jour ?
À chaque acte validé (cession de parts, nomination, changement de siège), Facto met à jour les registres correspondants dans votre logiciel juridique et prépare, le cas échéant, la déclaration de bénéficiaires effectifs à transmettre au guichet unique.
La plateforme conserve l’historique complet de ces mises à jour, ce qui facilite la réponse à une demande du greffe ou d’un commissaire aux comptes.
Relances des mandats et des pouvoirs : comment cela fonctionne-t-il ?
Un mandat de dépôt non signé, une lettre de mission juridique à renouveler, un pouvoir manquant : Facto repère les documents en attente et relance les clients par mail (Outlook, Gmail) au rythme que vous définissez, en joignant à chaque fois le document concerné. Il lit les réponses, classe les pièces retournées et clôture la relance dès que le mandat est signé.
Vos collaborateurs n’interviennent que lorsqu’un client répond hors du cadre prévu.
Délais légaux : comment la plateforme gère-t-elle les échéances ?
La plateforme calcule, pour chaque société, le calendrier de ses obligations : approbation des comptes dans les six mois de la clôture, dépôt au greffe dans le mois qui suit l’assemblée (deux mois en cas de dépôt électronique), dates de renouvellement des mandats. Facto lance les préparations suffisamment tôt, souvent la nuit, pour que les actes soient prêts avant l’échéance.
La plateforme alerte le responsable du dossier dès qu’une formalité risque de sortir du délai.
Sécurité des pièces et des identifiants : quelles garanties ?
Les identifiants d’accès (Infogreffe, INPI, logiciel juridique, plateforme de signature) sont conservés dans un coffre-fort chiffré ; ils ne circulent jamais en clair dans un mail ou un fichier. Infrastructure et données sont hébergées en France, avec une conformité RGPD documentée et une sécurité alignée sur la norme ISO 27001. Eva, l’agent dédié à la sécurité et à la protection des données, veille à ce que chaque processus respecte ces règles.
Chaque exécution laisse un journal, des captures d’écran et une vidéo rejouable.
Que se passe-t-il lorsqu’une formalité ne se déroule pas comme prévu ?
Un site du greffe indisponible, une pièce jointe illisible, un formulaire qui a changé de forme : la plateforme détecte l’incident, le diagnostique et reprend l’exécution quand la cause est technique. Si le cas sort du cadre (une décision à prendre, une pièce manquante côté client), il est remonté à vos équipes avec le contexte complet.
Iris assure le suivi de la supervision, analyse les anomalies et accompagne vos équipes ; Max fait évoluer le processus lorsque le même cas revient. Vous n’êtes sollicités que sur ce qui exige un jugement humain.
Mon logiciel juridique ne figure pas dans la liste : que faire ?
RunBot se connecte à plus de 250 applications du cabinet ; le catalogue est consultable sur la marketplace. Si votre outil manque, le connecteur est développé sur simple demande.
Pour comparer avec d’autres approches, nos 12 comparatifs (Claude Code, n8n, Make, Zapier, UiPath, Power Automate…) détaillent la différence.
Chiffres à titre d’exemple
Estimations pour un cabinet suivant 300 sociétés ; elles ne constituent pas des résultats clients.
- 300approbations de comptes à préparer chaque année, soit environ 45 minutes de préparation manuelle par dossier
- 225 hde préparation par an, ramenées à quelques heures de relecture lorsque Facto exécute le processus
- 3 à 5relances par mandat non signé, envoyées et suivies sans intervention humaine
- moins de 5 %de dossiers remontés à l’équipe comme cas hors norme, selon notre estimation
Outils juridiques compatibles
Les connecteurs ci-dessous couvrent les usages les plus fréquents du pôle juridique.
| Outil | Usage dans le cabinet | Ce que fait Facto |
|---|---|---|
| Lefebvre Dalloz | Rédaction des actes, secrétariat juridique | Prépare les actes, met à jour les registres |
| LegalPlace | Formalités et actes en ligne | Renseigne les dossiers, suit l’avancement des formalités |
| SECIB | Gestion des dossiers et de la production juridique | Alimente les dossiers, archive les actes signés |
| Polyacte | Secrétariat juridique annuel | Génère les documents d’approbation, tient les registres |
| Jesignexpert | Signature électronique | Lance les circuits de signature, relance, récupère les preuves |
| Infogreffe | Extraits Kbis, dépôt des comptes | Vérifie les données, dépose les comptes, classe les accusés |
| INPI (guichet unique) | Formalités d’entreprise, bénéficiaires effectifs | Contrôle les informations, prépare les déclarations |
Passer du secrétariat juridique subi au juridique piloté
Estimez le temps que vos équipes consacrent aux formalités, puis voyez en 20 minutes comment Facto les exécute sur vos dossiers.
Pour aller plus loin : téléchargez le livre blanc « Les agents IA au service de l’expertise comptable ».
