Congé de naissance : 5 jours pour déclarer, zéro dossier oublié

Depuis le 1^er octobre 2026, déclarer un congé supplémentaire de naissance demande deux démarches le même jour, dans les cinq jours qui suivent le début du congé. Pour un cabinet qui gère la paie de dizaines d’employeurs, c’est un nouvel événement à ne laisser passer sur aucun dossier. C’est aussi le type de production répétitive que RunBot, la plateforme agentique de votre cabinet, confie à ses agents IA.

Ce qui change

Le congé supplémentaire de naissance (CSN) concerne les parents d’un enfant né ou adopté depuis le 1^er janvier 2026. Chaque parent salarié peut en bénéficier, pour une durée d’un ou de deux mois, en complément du congé de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant ou d’adoption. Le congé est indemnisé par la Sécurité sociale, et l’employeur ne peut ni le refuser ni en exiger le report.

Le 7 octobre 2026, Service-Public Entreprendre a annoncé de nouvelles modalités pour déclarer ce congé. Pendant la phase transitoire de juillet à septembre, l’employeur remplissait seulement un fichier Excel indiquant les périodes de congé et le dernier jour travaillé, puis le déposait au format PDF sur son compte employeur Net-entreprises. Depuis le 1^er octobre 2026, ce formulaire reste obligatoire, mais il doit être accompagné, le même jour, d’un signalement DSN ou d’une saisie d’attestation de salaire sur Net-entreprises. L’Assurance Maladie exploite désormais les données de la DSN sur ce congé.

Le calendrier est serré : selon la fiche « règles applicables à l’employeur », le congé doit être déclaré dans les 5 jours suivant son début pour que le salarié soit indemnisé dans les délais. L’Assurance Maladie précise les cas particuliers : une démarche par fraction lorsque le congé est pris en deux périodes d’un mois, des périodes identiques chez tous les employeurs pour un salarié multi-employeurs, et un signalement DSN de reprise anticipée si le salarié reprend son poste avant le terme. Les périodes déjà transmises par formulaire avant le 1^er octobre n’ont pas à être redéclarées, sauf demande de la caisse.

Ce que ça implique pour le cabinet

Chez vos clients employeurs, la demande arrive par lettre recommandée ou remise contre récépissé. Elle précise la date de début, la durée et, le cas échéant, le fractionnement. Encore faut-il qu’elle parvienne au gestionnaire de paie à temps. Entre la lettre reçue par le dirigeant et le mail transféré trois semaines plus tard, l’information se perd facilement.

• Deux démarches à synchroniser : le formulaire déposé en PDF et le signalement DSN doivent partir le même jour. Une seule des deux, et le dossier du salarié reste incomplet côté Assurance Maladie.
• Une échéance glissante par salarié : le délai de 5 jours court à partir du début du congé, différent pour chaque salarié et pour chaque fraction. Il ne s’aligne pas sur le calendrier mensuel de la paie.
• Des contrôles de cohérence : dernier jour travaillé, fin du congé de maternité ou de paternité, durée d’un ou deux mois, salarié présent chez plusieurs employeurs. Chaque incohérence ralentit l’indemnisation.
• Un client et un salarié à informer : l’Assurance Maladie invite l’employeur à prévenir le salarié une fois la démarche réalisée.

Peu de volume par dossier, mais un risque concret sur tout le portefeuille : un salarié indemnisé en retard, un client mécontent.

L’automatisation à mettre en place

RunBot n’est pas un logiciel de plus : c’est une équipe d’agents IA spécialisés par métier de votre cabinet. Pour le congé supplémentaire de naissance, c’est Solis, l’agent Social, qui prend le relais. Comme chaque agent de l’équipe, Solis prend en charge les processus de son domaine, dossier par dossier, avec vos logiciels : variables de paie lues dans vos mails, bulletins, DSN, OD de paie et archivage des éditions en GED.

1. Déclencheur. Un mail reçu suffit. Solis lit les messages de vos clients dans la boîte paie du cabinet (Outlook, Gmail) et reconnaît une demande de congé supplémentaire de naissance, qu’elle arrive en pièce jointe ou au détour des variables du mois.
2. Lecture et contrôles. L’agent extrait le salarié, la date de début, la durée et le fractionnement, puis les rapproche de la fiche salarié dans votre logiciel de paie (Silae, Quadra Paie, Sage Paie, ACD Paie, Openpaye…) : dernier jour travaillé, congé de naissance déjà pris, cohérence des dates. Une information manque ? Solis la redemande au client.
3. Planification. Pour chaque période, Solis inscrit la date de début et la limite des 5 jours. En cas de fractionnement, il prévoit d’emblée la seconde démarche.
4. Préparation. L’agent complète le formulaire de transmission des périodes, le convertit en PDF et prépare le signalement DSN dans le logiciel de paie, sans ressaisie ni erreur de recopie.
5. Validation, puis dépôt le même jour. Le gestionnaire de paie valide en un coup d’œil. Solis dépose alors le formulaire sur Net-entreprises et transmet le signalement DSN dans la même journée.
6. Bulletin, archivage, information. L’absence est reportée pour le bulletin du mois, les justificatifs de dépôt sont classés dans la GED du dossier, et le client reçoit un message prêt à relayer au salarié. Vos outils restent en place : RunBot les fait travailler ensemble.

La plateforme supervise chaque exécution, reprend les incidents et ne remonte à vos équipes que les cas hors norme, vidéo à l’appui : salarié multi-employeurs, reprise anticipée, pièce absente ou dates incohérentes.

Le premier gain est la tranquillité : aucune demande oubliée, aucune démarche envoyée à moitié, aucun délai découvert trop tard. Rendez vos matinées à l’accompagnement client.

À titre d’estimation, l’essentiel du temps passé sur ces déclarations (repérer la demande, préparer le formulaire et le signalement, classer, informer) est absorbé par l’automatisation ; il reste au cabinet la validation et les cas particuliers. Cette estimation est indicative et ne constitue pas un résultat client mesuré.

Par où commencer

Le congé supplémentaire de naissance est un bon premier processus à confier à un agent : la règle est récente, les étapes sont fixes et le délai est court. L’automatisation se met en place en trois étapes, sans changer vos logiciels :

1. Montrez votre processus. En atelier visio enregistré, votre gestionnaire de paie montre comment il traite une demande de congé : l’automatisation est générée à partir de la réunion, ou directement dans le chat de la plateforme.
2. L’agent exécute. Sur un mail reçu, un message dans Teams, ou de sa propre initiative chaque nuit et avant chaque échéance, Solis traite vos dossiers un par un.
3. La plateforme supervise. RunBot contrôle chaque exécution, diagnostique et reprend les incidents, journaux et vidéos à l’appui : vos équipes ne voient que les cas hors norme.

La même mécanique s’étend ensuite aux autres événements de paie : arrêts de travail, entrées et sorties, variables du mois. Composez votre équipe selon vos besoins : un agent, ou tous. Pour aller plus loin, découvrez la plateforme RunBot et son équipe d’agents.