La TVA revient tous les mois, sur chaque dossier, avec les mêmes gestes : réclamer les pièces, rapprocher, préparer la CA3, télédéclarer, surveiller les échéances. C’est précisément le type de travail que les agents IA de RunBot, la plateforme agentique de Factory 456, prennent en charge dossier par dossier, sur tout le portefeuille.
Pourquoi la TVA est le premier chantier des agents IA en cabinet
Dans un cabinet d’expertise comptable, la période de TVA concentre en quelques jours une charge répétitive et pourtant sensible : une pièce manquante, un taux mal affecté ou une échéance oubliée se paient en pénalités et en temps de reprise. Les collaborateurs passent une part importante de leur mois à courir après des relevés et des factures plutôt qu’à contrôler et conseiller.
Avec RunBot, ce travail est confié à Facto, votre agent de production. Facto exécute les processus de TVA dans les outils que le cabinet utilise déjà : Cegid, Sage, ACD, Agiris, Quadratus, EBP, Pennylane, Tiime ou MyUnisoft pour la production, Outlook, Teams et Gmail pour les échanges, SharePoint, Drive ou Zeendoc pour les pièces. Plus de 250 applications du cabinet sont connectées ; un outil manquant fait l’objet d’un connecteur développé sur simple demande (voir la marketplace des connecteurs).
Le point qui change tout : la plateforme supervise chaque exécution, diagnostique et reprend les incidents. Vos équipes ne sont sollicitées que sur les cas hors norme.
Avant / après : la TVA du cabinet sans et avec RunBot
Le tableau ci-dessous compare, étape par étape, le déroulé d’un mois de TVA. Les gains évoqués sont donnés à titre d’exemple et varient selon la taille du portefeuille et les outils en place.
| Étape | Sans RunBot | Avec RunBot |
|---|---|---|
| Collecte des pièces | Relances manuelles par mail ou téléphone, pièces éparpillées entre boîtes mail, portails clients et GED. Une part des dossiers reste incomplète au moment de déclarer. | Facto envoie les demandes de pièces, lit les réponses, récupère les pièces jointes et les documents déposés sur le portail ou la GED, puis relance automatiquement ce qui manque. |
| Rapprochement multi-dossiers | Le collaborateur ouvre chaque dossier, pointe les relevés bancaires, vérifie les taux et les comptes de TVA un par un. | Facto rapproche les écritures et les relevés dossier par dossier, sur tout le portefeuille, et signale les écarts de taux, de base ou de période. |
| Préparation CA3 / CA12 | Extraction de la balance, calcul de la TVA collectée et déductible, saisie du formulaire, contrôle de cohérence à la main. | Facto prépare le projet de CA3 (ou de CA12 pour les régimes simplifiés) à partir du logiciel de production et produit un état de contrôle prêt à être validé par l’expert-comptable. |
| Télédéclaration | Connexion à impots.gouv ou au portail EDI dossier par dossier, ressaisie des montants, téléchargement de l’accusé de réception. | Après validation par le cabinet, Facto télédéclare, déclenche le télépaiement lorsqu’il est prévu et archive l’accusé de réception dans la GED du dossier. |
| Échéancier | Tableau de suivi tenu à la main, mis à jour selon les régimes et les dates limites propres à chaque dossier. | L’échéancier est tenu par la plateforme : chaque dossier est traité selon son régime et sa date limite, sans intervention du collaborateur. |
| Alertes | Une anomalie est découverte au moment de déclarer, souvent trop tard pour obtenir la pièce ou la correction. | Les alertes remontent dès la collecte : pièce manquante, TVA non déductible, crédit inhabituel, dossier sans mouvement. Seuls les cas hors norme arrivent au collaborateur. |
| Traçabilité | La preuve du travail effectué tient dans les mails et la mémoire de chacun. | Chaque exécution laisse un journal, des captures d’écran et une vidéo rejouable, consultables à tout moment par le cabinet. |
À titre d’exemple, sur un portefeuille de 150 dossiers mensuels, on peut estimer que la collecte et le rapprochement représentent l’équivalent de plusieurs jours de travail par mois, ramenés à quelques heures de validation des cas hors norme. Cette estimation ne constitue pas un résultat client mesuré.
Frise mensuelle : ce que fait Facto du 1 au 24 du mois
Voici, à titre d’illustration, le déroulé type d’un mois de TVA pris en charge par Facto. Les dates s’adaptent aux régimes et aux échéances propres à chaque dossier.
Lancement de la collecte
Facto envoie à chaque client la demande de pièces du mois, avec la liste de ce qui est attendu, et prépare les dossiers dans le logiciel de production.
Lecture et classement des pièces
Les mails, portails et GED sont relus chaque nuit. Les pièces sont renommées, classées et affectées au bon dossier. Les relances partent automatiquement.
Rapprochement et contrôles
Facto rapproche les écritures et les relevés bancaires, vérifie les taux et les comptes de TVA, et signale les écarts à examiner.
Préparation des CA3 et CA12
Les projets de déclaration sont générés dossier par dossier, avec un état de contrôle qui met en évidence les variations inhabituelles par rapport aux mois précédents.
Validation par le cabinet
L’expert-comptable et ses équipes ne voient que les dossiers signalés. Les autres sont validés en un clic ou selon la règle définie par le cabinet.
Télédéclaration et archivage
Facto télédéclare, déclenche le télépaiement prévu, récupère les accusés de réception et les range dans la GED. Le rapport de fin de période est envoyé au cabinet.
Ce qui reste entre les mains de l’expert-comptable
Les agents IA ne décident pas à la place du cabinet. Facto exécute, prépare et documente ; la validation des déclarations, l’arbitrage des cas particuliers et la relation avec le client restent du ressort de l’expert-comptable. C’est aussi ce qui distingue une plateforme agentique conçue pour le cabinet d’un simple outil d’automatisation : nos douze comparatifs face à Claude Code, Openclaw, Codex, n8n, Make, Zapier, UiPath ou Power Automate détaillent ces différences.
Ce que la plateforme supervise
Chaque exécution de Facto est suivie par la plateforme, qui diagnostique et reprend les incidents avant de solliciter vos équipes :
- Les incidents techniques : logiciel de production indisponible, portail qui ne répond plus, session expirée. La plateforme relance l’exécution ou la reprogramme, et remonte le cas seulement s’il persiste.
- Les anomalies métier : écart de rapprochement inexpliqué, pièce illisible, montant très différent des mois précédents. Iris, l’agent chargé du suivi de la supervision, analyse l’anomalie et la présente au collaborateur avec le contexte utile.
- Les échéances : aucun dossier ne peut passer sa date limite sans qu’une alerte soit remontée au cabinet.
- La traçabilité : journal, captures d’écran et vidéo rejouable pour chaque dossier traité, accessibles depuis la plateforme.
- La sécurité : les identifiants des logiciels et des portails sont conservés dans un coffre-fort chiffré. Infrastructure et données hébergées en France, conformité RGPD documentée, sécurité alignée sur la norme ISO 27001.
Résultat : vos équipes ne sont sollicitées que sur les cas hors norme, et chacun d’eux arrive avec la pièce, la capture et le diagnostic déjà rassemblés.
Par où commencer ?
La TVA est un bon point de départ parce que le processus est déjà cadré dans le cabinet : les échéances sont connues, les outils sont en place et le volume est mensuel. En 20 minutes de démonstration, nous montrons un mois complet exécuté par Facto sur un portefeuille de test, de la collecte à la télédéclaration. Le diagnostic gratuit permet ensuite d’estimer le temps que votre cabinet peut réellement récupérer, dossier par dossier.
Voir les agents IA de RunBot sur la TVA de votre cabinet
Une démonstration de 20 minutes, sur vos outils, ou un diagnostic gratuit de votre gain de temps.
Pour aller plus loin : téléchargez le livre blanc « Les agents IA au service de l’expertise comptable ».
