La GED du cabinet, premier chantier des agents IA
Chaque jour, des dizaines de pièces arrivent au cabinet par tous les canaux : mails, Teams, scans, portail client, messagerie instantanée. Les lire, les renommer et les ranger au bon endroit n’apporte aucune valeur au client, mais occupe des heures entières. C’est précisément le type de tâche que RunBot, la plateforme agentique de Factory 456, confie à ses agents IA.
Facto, votre agent de production, exécute le classement : il ouvre chaque pièce, en comprend le contenu, la nomme selon la convention du cabinet et la dépose dans la GED, dossier par dossier, sur tout le portefeuille. La plateforme supervise chaque exécution, diagnostique et reprend les incidents ; vos équipes ne sont sollicitées que sur les cas hors norme. Avant d’entrer dans le détail, posons quelques ordres de grandeur.
Trois chiffres, à titre d’exemple
Les valeurs ci-dessous sont des estimations construites pour illustrer le raisonnement, pas des résultats mesurés chez un client. Chaque cabinet retrouvera les siennes en quelques minutes grâce au diagnostic gratuit.
Calcul : 300 dossiers × 20 pièces mensuelles en moyenne (factures d’achat et de vente, relevés, notes de frais, contrats, courriers), pour un cabinet d’une dizaine de collaborateurs.
Calcul : ouverture, lecture, identification du dossier et de la période, renommage, dépôt dans la bonne arborescence, pour une pièce simple. Soit 250 heures par mois sur 6 000 pièces, l’équivalent d’un temps plein et demi.
Calcul : pièces déposées dans un mauvais dossier, un mauvais exercice ou sous un nom non conforme, découvertes plus tard, à la révision ou lors d’une demande du client. Sur 6 000 pièces, 480 pièces à rechercher chaque mois.
Ce que changent les agents IA : le temps par pièce tombe à quelques secondes de traitement, et le taux d’erreur devient un taux de cas hors norme (pièce illisible, dossier ambigu, client inconnu) que la plateforme isole et remonte, plutôt que de laisser passer. Toujours à titre d’estimation, sur l’exemple ci-dessus, ce sont plus de 200 heures mensuelles rendues aux équipes et 480 pièces qu’il n’est plus nécessaire de chercher.
Six cas concrets, un seul circuit
Quel que soit le canal d’arrivée, Facto applique la même logique. Voici les situations les plus fréquentes rencontrées par les cabinets d’expertise comptable.
Un mail avec trois pièces jointes
Un client envoie « les factures du mois » en trois PDF depuis Outlook ou Gmail. Facto identifie l’expéditeur, rattache le dossier, sépare les pièces, les renomme et les classe. Le mail est archivé et le client reçoit un accusé de réception.
Un fichier partagé dans une conversation
Un collaborateur dépose une attestation URSSAF dans le canal Teams du dossier. Facto détecte le fichier, le range dans la GED sous le bon exercice et répond dans le fil avec le lien vers la pièce classée.
Un dossier partagé rempli en vrac
Le client dépose tout dans un répertoire SharePoint, Drive ou OneDrive. Facto surveille le répertoire, traite chaque nouveau fichier, puis le déplace vers l’arborescence de la GED du cabinet (Zeendoc, Welyb, MyCompanyFiles ou SharePoint).
Une photo de ticket envoyée du téléphone
Un artisan photographie un ticket de carburant et l’envoie par WhatsApp. Facto redresse l’image, lit le montant, la date et le fournisseur, puis la range dans les notes de frais du dossier, avec la photo d’origine.
Le courrier du jour en un seul PDF
Le courrier papier est scanné en un lot de quarante pages. Facto découpe le lot pièce par pièce, reconnaît chaque document (avis d’imposition, relance, contrat) et le distribue dans les bons dossiers.
Des relevés déposés sur le portail
Le client dépose ses relevés bancaires sur le portail du cabinet. Facto vérifie la période, écarte les doublons avec les relevés déjà présents, classe les nouveaux et prévient le collaborateur en charge du dossier.
Un canal ou un outil absent de cette liste ? RunBot se connecte déjà à plus de 250 applications du cabinet, et un connecteur est développé sur simple demande. Le catalogue complet est consultable sur la marketplace.
Nos collaborateurs passaient leurs lundis matin à trier ce qui était arrivé pendant le week-end. Aujourd’hui, la GED est à jour quand ils arrivent, et ils ne voient passer que les pièces qui posent vraiment question.
Un expert-comptable, à titre d’illustration
Le circuit d’une pièce, de la réception à la notification
Le schéma ci-dessous résume les cinq étapes que Facto exécute pour chaque pièce, au fil de l’eau ou la nuit selon le canal, sans qu’aucun collaborateur n’ait à transférer quoi que ce soit.
- 1RéceptionLa pièce arrive par mail, Teams, SharePoint, WhatsApp, scan ou portail. Facto l’intercepte à la source.
- 2LectureLe contenu est lu, avec reconnaissance de caractères si nécessaire : nature du document, émetteur, dossier, date, période, montant.
- 3RenommageLa pièce reçoit le nom prévu par la convention du cabinet, par exemple 2026-08_FACT-ACHAT_Fournisseur_1250-00.pdf.
- 4ClassementDépôt dans la GED, dans le bon dossier, le bon exercice et la bonne rubrique, avec les métadonnées attendues par la production comptable (Cegid, Sage, ACD, Pennylane, MyUnisoft).
- 5NotificationLe collaborateur ou le client reçoit l’information utile : pièce classée, doublon écarté ou cas hors norme à arbitrer.
Ce que la plateforme supervise
Chaque exécution est tracée : journal, captures d’écran et vidéo rejouable. Si un fichier est illisible, si deux dossiers portent le même nom ou si un client n’est pas reconnu, la plateforme diagnostique l’incident, tente une reprise et, si nécessaire, remonte le cas à l’équipe avec le contexte complet. Iris assure le suivi de la supervision et l’analyse des anomalies récurrentes ; c’est ce qui permet à Max de faire évoluer le processus lorsque le cabinet change de convention de nommage ou de GED.
Et la sécurité des pièces ?
Les identifiants des messageries, des GED et des portails sont conservés dans un coffre-fort chiffré, jamais dans un script ni dans un fichier partagé. L’infrastructure et les données sont hébergées en France, la conformité RGPD est documentée et la sécurité est alignée sur la norme ISO 27001. Eva veille à la conformité et à la protection des données sur l’ensemble de la plateforme.
Pourquoi une plateforme agentique plutôt qu’un simple automate
Un automate comme Zapier ou Power Automate sait déplacer un fichier d’un dossier à un autre ; il ne sait ni lire une pièce, ni décider du dossier concerné, ni traiter un lot de quarante pages. Un agent IA générique, lui, sait lire, mais personne ne supervise ni ne rejoue ce qu’il a fait. RunBot combine les deux : des agents IA qui comprennent les documents, et une plateforme qui supervise, rejoue et rend compte. Nous avons détaillé ces différences dans nos douze comparatifs.
Voir le classement de vos pièces en 20 minutes
Une démonstration suffit pour voir Facto traiter vos propres canaux et votre GED, avec vos conventions de nommage. Le diagnostic gratuit vous donne ensuite vos trois chiffres : ceux de votre cabinet, pas ceux de l’exemple.
Pour aller plus loin : téléchargez le livre blanc « Les agents IA au service de l’expertise comptable ».
