Choisir des outils de RPA pour son logiciel d’agence immobilière
Les agences immobilières connaissent des mutations profondes face à la digitalisation des process et à l’évolution des modes de vie. Le temps s’accélère, le métier exige toujours plus de réactivité. Or, les journées ne durent que 24 heures. Heureusement, des moyens nouveaux émergent afin d’automatiser les tâches dans les métiers de l’immobilier. Travaux administratifs, processus liés à la relation client ou actions de communication, les robots logiciels savent faire. Découvrez dans cet article comment fonctionne la Robotic process Automation, soit la RPA, pour un logiciel d’agence immobilière.
Sommaire
1 - Les besoins des agences immobilières en matière d’automatisation des tâches (RPA)
Qu’il s’agisse de l’activité de vente ou de location de biens immobiliers, toute agence est confrontée à la difficulté de tout mener de front. Le temps est court. Les clients sont pressés, en recherche d’informations rapides et d’avis en ligne.
1.1 - Évolution du comportement des clients des agences immobilières
La pandémie de la COVID-19 a amplifié des changements dans les modes de vie ainsi que dans la manière de rechercher un bien immobilier, surtout sur le Web. Déménager pour profiter d’un cadre de vie agréable tout en télétravaillant de la maison séduit. Les services de visite virtuelle de biens sont entrés dans les mœurs en France. Avec une telle prestation en ligne, l’internaute visualise de façon détaillée les pièces du logement, sa taille et son état, sans se déplacer.
1.2 - Un besoin de communication accru dans des temps plus courts
Avec les nouvelles générations, l’utilisation de processus digitaux s’impose tout comme les techniques de communication du type Marketing Automation. Avec ce concept, l’agent immobilier conserve le lien régulier avec les anciens clients ainsi qu’avec les prospects. Il montre sa disponibilité et son écoute et il apporte une réponse rapide afin de renforcer la confiance.
Le fait de générer des messages, des mails, des newsletters, des posts sur les réseaux sociaux, etc. prend du temps. Avec cette technologie, vous allez plus vite et la réactivité augmente. Vous améliorez aussi le service client. Vos chances de signer des affaires progressent.
1.3 - L’automatisation administrative concerne aussi l’immobilier
Les besoins de simplifier, digitaliser et fluidifier les tâches administratives existent également dans le domaine de l’immobilier. Vous êtes équipé d’un logiciel pour agent immobilier, pour les ventes comme pour la gestion locative des biens sous mandat ? Pour autant, de nombreux travaux demeurent manuels, répétitifs et chronophages.
2 - Qu’est-ce que la RPA pour un logiciel d’agence immobilière ?
L’automatisation des tâches grâce à des robots logiciels permet d’effectuer plus d’actions dans le même temps et de se consacrer aux missions et conseils clients à plus forte valeur ajoutée.
2.1 - La Robotic Process Automation (RPA), un processus qui se développe
En français, la RPA signifie l’automatisation robotique des processus. Il s’agit donc de recourir à des robots et de les programmer afin qu’ils effectuent seuls les actions réalisées antérieurement par l’homme. La RPA se connecte à votre logiciel d’agence immobilière, à vos serveurs et applications diverses. Les automates savent lire un mail, classer des documents, traiter un fichier, imprimer, envoyer un message, etc.
2.2 - Factory 456, un acteur de l’automatisation des tâches dans l’immobilier
Nous avons développé chez Factory 456, une réelle expertise en matière de robots logiciels pour de nombreux métiers dont ceux de l’immobilier. Nous contribuons à la mise en place d’une main-d’œuvre numérique au service de l’humain, pour des opérations simples et répétitives.
Grâce à l’intelligence artificielle et à notre partenariat avec UiPath, une des meilleures solutions d’automatisation du marché, nous prenons aussi en charge des processus plus complexes. Nous aidons avec nos outils de RPA à accélérer la transformation digitale de votre agence immobilière.
2.3 - Les atouts de la RPA pour votre logiciel d’agence immobilière
Ces systèmes automatisés, une fois correctement programmés, travaillent plus vite et sans erreur. Ils sont disponibles pour fonctionner 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ils évitent des goulots d’étranglement et des retards dans les travaux. Ils permettent d’accroître les actions marketing par une plus forte puissance de feu.
Voici des tâches envisageables avec la RPA pour un logiciel d’agence immobilière :
● publier des annonces immobilières sur plusieurs sites ;
● scanner les annonces en ligne pour trouver les biens qui correspondent à une demande d’achat ;
● contrôler les encaissements de loyers, etc.
3 - RPA pour logiciel d’agence immobilière : exemples concrets
Examinons comment la RPA associée au logiciel de l’agence immobilière peut accroître l’efficacité et dégager du temps
3.1 - Les robots logiciels au service de la communication de l’agence immobilière
Avec la RPA connectée à votre logiciel d’agent immobilier, vous pouvez automatiser par exemple :
● l’envoi à un ensemble de prospects d’un message vocal qui décrit un bien récemment entré par l’agence ;
● la mise en ligne de la même annonce immobilière sur plusieurs sites ;
● la récupération des leads sur les réseaux sociaux ou sur des publicités du type Facebook et l’information des agents immobiliers ;
● la recherche automatique de biens correspondant à une demande précise, sur certains sites web, selon des critères comme le prix et les caractéristiques ;
● la communication d’une to-do list à chaque signataire d’un compromis de vente concernant les actions suivantes à réaliser.
3.2 - La RPA, un outil qui accroît la réactivité administrative de l’agence immobilière
Avec les robots logiciels, l’agence immobilière peut aussi soulager ses collaborateurs de tâches répétitives et mangeuses de temps sur le plan administratif. Ainsi, ils peuvent se consacrer aux missions les plus complexes et à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, pour l’activité de location, la RPA peut prendre en charge l’appel des loyers, suivre les encaissements et effectuer les relances en cas d’impayés. Elle peut également préparer et envoyer la quittance ou réaliser l’information légale des cautions conformément à la loi.
3.3 - L’automatisation pour réaliser le contrôle des documents des locataires
Voilà un autre exemple concret de ce que la RPA apporte à une agence immobilière. À chaque changement de locataire pour un bien en mandat, le professionnel de l’immobilier doit vérifier la conformité et la validité de plusieurs documents, pièces d’identité, SIREN, numéros de TVA d’une entreprise, avis d’imposition, etc. Avec les automates, vous évitez toutes ces actions manuelles. Il suffit de programmer le robot logiciel afin qu’il sache précisément quelles données contrôler et comment.
Les métiers de l’immobilier évoluent. Ils bénéficient de l’apport de la technologie et de la robotisation pour une meilleure efficacité, des gains de temps précieux et une communication plus fine et accrue avec les clients et prospects. Afin d’étudier comment Factory 456 peut accompagner votre agence immobilière pour un projet de RPA, prenez contact avec nos experts.
