RPA pour gestion de trésorerie : des exemples concrets

RPA pour gestion de trésorerie

RPA pour la gestion de trésorerie : des exemples concrets

Les directions financières sont confrontées à l’augmentation des données à gérer et dans des délais de plus en plus courts. Les trésoriers ne sont pas en reste. En outre, leur mission s’élargit et se complexifie au fil des années. Savez-vous que des robots logiciels peuvent réaliser certaines opérations à leur place ? Découvrez dans cet article comment la RPA pour la gestion de trésorerie permet de soulager les collaborateurs pour des tâches récurrentes, chronophages et à faible valeur ajoutée.

RPA pour gestion de trésorerie

Sommaire

1 – Besoins d’automatisation dans les services trésorerie

Le service trésorerie d’une grande PME ou ETI s’adapte en permanence aux besoins de contrôles réglementaires croissants et aux risques de fraude sur les paiements. Par ailleurs, le cash management consiste de plus en plus à optimiser la trésorerie et ses prévisions. Parvenir à tout traiter manuellement dans un temps toujours plus court devient la quadrature du cercle pour le trésorier.

1.1 – Les défis et enjeux de la gestion de trésorerie

Confrontés à la gestion des risques de fraude et au respect de la conformité des transactions, les trésoriers doivent réaliser une mission de plus en plus complexe et étendue. Ils participent aussi à améliorer la gestion du cash et donc à générer des profits pour la société. Acteurs de la transformation digitale, ils adaptent l’organisation et les process du métier aux nouvelles stratégies de l’entreprise. Toutes ces missions requièrent de plus en plus de temps, temps dont ils manquent cruellement. Alors, comment parvenir à réaliser toutes les tâches, les journées ne faisant que 24 heures ?

1.2 – L’automatisation des opérations et processus avec des robots logiciels

Comme pour beaucoup de métiers de la finance, l’automatisation des tâches manuelles sans forte valeur ajoutée permet de dégager ce temps qui manque. La RPA ou robotisation des processus automatisés en français utilise des robots logiciels pour lancer des actions habituellement réalisées par l’humain.
La machine effectue exactement la même opération en se connectant à vos applications, serveurs, boîtes mails, etc. Avec la technique RPA pour gestion de trésorerie, vous pouvez par exemple télécharger des pièces jointes, enregistrer, lire, saisir dans un fichier ou dans un logiciel comptable, imprimer, archiver, etc. La limite à l’utilisation de cette technologie dépend uniquement de votre volonté ou de vos idées.

1.3 – Les gains rapides de la RPA dans un service trésorerie

La RPA pour gestion de trésorerie constitue une solution gain de temps appréciable pour l’équipe comptable et finance. L’automate travaille bien plus vite que l’homme et ne s’arrête jamais. C’est aussi une manière de retrouver des plages utilisables pour des missions plus valorisantes. Ainsi les robots logiciels contribuent à la motivation des services de la DAF, comptabilité, trésorerie ou contrôle de gestion.
En outre, l’homme est sujet aux erreurs de saisie. Quant au robot logiciel, il ne se trompe jamais dans le traitement des données si vous le paramétrez correctement. Les coûts sont vite rentabilisés. Les retours sur investissement rapides et visibles font le bonheur des trésoriers en entreprise.

2 – RPA pour la gestion de trésorerie : exemples pratiques

Concrètement, que pouvez-vous confier dans votre service à la RPA pour gestion de trésorerie ? Voici quelques exemples. Ils vous aident à visualiser ce que les robots logiciels savent réaliser pour la comptabilité, particulièrement pour les opérations de cash.

2.1 – Accélérer les paiements clients : aide de l’automatisation

Le pilotage de la trésorerie consiste notamment à optimiser le besoin en fonds de roulement et à accélérer le recouvrement des créances. Tout comme la dématérialisation des factures contribue à facturer plus vite, les robots logiciels aident aussi à fluidifier le processus.
Suivez les retards de paiement en lançant automatiquement les relances clients, avec extraits de compte joints. Envoyez des notifications afin d’alerter de toute modification de comportement du client sur le plan des paiements. Pour l’assurance crédit, surveillez automatiquement les demandes de cotation des clients ou le niveau des encours au regard des couvertures. Identifiez les anomalies dans les process comme les livraisons non facturées ou les paiements non lettrés dans les comptes.

2.2 – RPA pour gérer la trésorerie : contrôle des RIB pour réduire la fraude

Tout trésorier d’entreprise rencontre régulièrement des tentatives de fraude sur le plan des paiements fournisseurs. C’est malheureusement une pratique courante contre laquelle chaque direction financière lutte. Le contrôle des RIB participe grandement à la maîtrise de ce risque. Tâche chronophage s’il en est, elle peut se réaliser aujourd’hui avec un outil ad hoc comme Trustpair. Connectez un robot logiciel à cette application spécialisée, il lance seul le processus. Il effectue chaque action nécessaire au déroulement du contrôle.

2.3 – Automatiser les rapprochements bancaires grâce à la RPA

Avec la RPA, lancez aussi automatiquement les rapprochements bancaires. La plupart des services trésorerie disposent d’outils de pilotage du cash qui se connectent aux banques pour récupérer les flux financiers réels. Toutefois, ces logiciels exigent l’intervention humaine pour réaliser certaines actions périodiques.
Programmez le robot logiciel pour effectuer lui-même ces tâches en libérant les collaborateurs de ce travail sans valeur ajoutée . Paramétrez également les modalités de réconciliation automatique des flux pour résorber l’essentiel du rapprochement. La RPA permet aussi de retrouver les pièces justificatives des écritures comptables qui restent en écart avec la banque.

2.4 – Les robots logiciels pour automatiser la mise à jour des cours des devises

Les entreprises confrontées aux flux multidevises savent l’importance de la gestion des cours et de leur mise à jour. Tant pour la facturation des clients, la comptabilisation des achats fournisseurs que pour les encaissements et décaissements, la gestion des taux de change exige rigueur et régularité. Plutôt que de devoir saisir les taux de la nouvelle période à la main, connectez un robot logiciel. Il n’oubliera jamais d’entrer ces données avant le début du mois.

Ces exemples concrets de RPA pour gestion de trésorerie vous laissent entrevoir l’apport réel des robots logiciels pour votre métier. Contactez Factory 456 afin d’étudier vos besoins et l’implémentation de robots logiciels dans votre entreprise. Nous sommes experts en automatisation de processus pour la finance.